Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative Assistant

Administration · Québec, Quebec
Department Administration
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Mid-level

L’entreprise

Kimoby développe et propose une plateforme de communication basée sur le cloud qui permet aux entreprises d’utiliser la messagerie instantanée pour favoriser un meilleur travail d’équipe et un service client exceptionnel. Nous figurons au 51e rang de la Growth List 2020, le palmarès des entreprises canadiennes les plus florissantes (anciennement Growth 500). 


Kimoby est active dans le secteur des concessionnaires automobiles depuis 2013, mais s’est depuis développée pour inclure les commerces de détail, les départements de ressources humaines, les sports motorisés, la gestion immobilière, ainsi que les soins de santé et les maisons de retraite. Bien établis partout au Canada et aux États-Unis, nous poursuivons notre engagement envers la croissance durable plutôt que la croissance à tout prix. Nous valorisons le fait d’en faire plus avec moins et mettons notre équipe au défi de trouver des solutions innovantes. Kimoby est composée de personnes passionnées qui aiment travailler fort tout en s’amusant.


Avez-vous ce qu’il faut pour vous joindre à notre équipe passionnée et talentueuse?


Le poste

Nous sommes actuellement à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve pour prendre en charge certaines tâches de comptabilité et de ressources humaines. Cette personne prendra en charge plusieurs tâches administratives afin d’assurer un bon fonctionnement du bureau. Il s’agit d’un poste idéal pour une personne autonome et bien organisée. 


Le défi

  • Réconciliation des opérations courantes dans le logiciel comptable (Xero)
  • Encaissement des chèques dans le logiciel de facturation (Chargify)
  • Dépôt des chèques à la banque
  • Répondre aux appels et courriel reliés à la comptabilité (demandes de factures, changement de cartes de crédit et/ou de modes de paiement, questions de facturation, etc.)
  • Vérification des factures de certains fournisseurs
  • Gestion de l’inventaire informatique et fournitures de bureau
  • Commande de matériel (matériel informatique, fournitures de bureau, etc.)
  • Prendre des dispositions pour les voyages d’affaires, telles que la réservation de vols, de voitures, d'hôtels et de restaurants
  • Demandes de service pour le local (ménage, bris, entretien, etc...)
  • Gestion des envois postaux 
  • Saisie dans les logiciels de RH (BambooHR) et de paie (ADP) 
  • Autres tâches administratives


Le candidat

  • Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)
  • Expérience préalable en comptabilité (réconciliation, payables, recevables)
  • Capacité à travailler de manière autonome
  • Capacité à gérer les priorités et respecter les échéanciers
  • Personne fiable et de confiance
  • Aisance à faire plusieurs tâches simultanément
  • Aisance avec la suite Google et avec la technologie en générale
  • Expérience préalable avec les logiciels  Xero et Chargify (un atout)
  • Expérience préalable avec le logiciel  BambooHR (un atout)


Les avantages 

  • Un horaire de travail flexible, car l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle nous tient à cœur!
  • La possibilité de travailler à distance, avec une allocation initiale de 500 $ pour bien vous installer.
  • Une équipe dynamique, où tous cherchent à se surpasser.
  • Des défis et des projets à profusion.
  • L’accès à un magnifique bureau au cœur du quartier Saint-Roch de Québec, accessible en transport en commun et situé à un jet de pierre d’excellents restos et sites d’intérêt.
  • Nous payons votre stationnement ou votre abonnement au transport en commun. Vous n’aurez plus jamais besoin de chercher un emplacement!
  • L’accès à un réseau de cliniques de médecine privée dans votre ville.
  • Un régime d’assurances collectives dès l’embauche, qui comprend la télémédecine pour vous faciliter la vie.
  • Un régime de retraite robuste avec Wealthsimple auquel l’employeur contribue à raison de :
    • 5 % après 4 ans
    • 2 % après 6 mois
  • 1 mois de congé sabbatique tous les 4 ans. Profitez-en!


Si vous croyez avoir ce qu’il faut, veuillez nous transmettre votre candidature dès maintenant! 

Nous prendrons en considération toute combinaison d'études et d'expériences pertinentes.


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The company

Kimoby develops and offers a cloud-based communication platform that allows businesses of all sizes to connect with their customers through instant text and multimedia messaging. We rank no. 51 on the 2020 Growth List (formerly the Growth 500), the definitive ranking of Canada’s Fastest-Growing Companies. 

 

Kimoby has been active in the auto dealership industry since 2013 but has since grown to include retail, human resource departments, power sports, property management, as well as healthcare and retirement homes. We are well established throughout Canada and the US while continuing our commitment to sustainable growth rather than growth at all costs. We value doing more with less and challenging our team to find innovative solutions. Kimoby is made up of passionate people who love to work hard and play hard.


Do you have what it takes to join our talented team of individuals?


The job

We are seeking an Administrative Assistant to take charge of accounting and human resources tasks in order to ensure efficient office operations. The position is ideal for a well-organized individual who is a self-starter. 


The challenge

  • Reconcile current transactions in the accounting software (Xero)
  • Cash checks using the invoicing software (Chargify)
  • Deposit checks at the bank
  • Respond to calls and emails related to accounting (bill requests, change of credit cards or payment methods, billing questions, etc.)
  • Verify invoices from suppliers
  • Manage the computer inventory and office supplies
  • Order equipment (computer equipment, office supplies, etc.)
  • Make travel arrangements, such as booking flights, cars, and making hotel and restaurant reservations
  • Request maintenance services for the office (cleaning, breakage, maintenance, etc.)
  • Oversee postal items
  • Enter data into HR (BambooHR) and payroll (ADP) software
  • Manage other administrative tasks


The candidate

  • Fluent in French and English (oral and written)
  • Has previous experience in accounting (reconciliation, payables, receivables)
  • Able to work independently
  • Able to prioritize work and respect deadlines
  • Is reliable and trustworthy
  • Able to multitask
  • Comfortable with the Google suite and with technology in general
  • Has previous experience with Xero and Chargify software (an asset)
  • Has previous experience with BambooHR software (an asset)


The benefits

  • A flexible work schedule because work-life balance is important to all of us!
  • Possibility of working remotely, with a $500 stipend to set up.
  • A dynamic team whose members always strive to surpass themselves.
  • Great challenges and projects.
  • Access to beautiful offices in the heart of Quebec City’s St. Roch neighborhood, accessible by public transport. Only a short walk away from top restaurants and attractions.
  • Employer-paid parking or bus pass. No need to hunt for parking!
  • Access to a network of private health clinics in your city.
  • Group insurance plan
  • A robust retirement plan with Wealthsimple that includes employer contributions:
    • 2% after 6 months 
    • 5% after 4 years
  • One-month sabbatical leave every 4 years. Enjoy!


If you think you’ve got what it takes, please submit your application today! 


We will consider any combination of relevant studies and experience.

Thank You

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  • Location
    Québec, Quebec
  • Department
    Administration
  • Employment Type
    Full-Time
  • Minimum Experience
    Mid-level